Přeskočit na obsah

Už jste na cloudu?

Jedním z největších problémů v manažerské práci, a ostatně nejen v ní, je zmatek a chaos v „dokumentech“. Tedy v tom, co potřebujeme  pro svoji práci. Jak a kde to máme uložené. Jak snadno to najdeme, když to hledáme. Komu jsme co poslali, kdo co poslal nám. Co jsme objednali, co jsme ještě neobjednali, ale potřebujeme to, apod.

Dalším velkým problém je pak spolupráce. Vytváříte s někým společný dokument? Několikrát jste si ho poslali e-mailem a už nevíte, která verze je ta správná a poslední? Nepamatujete si, kdo už dokument viděl a poznámky napsal a kdo ještě ne?

Zlaté časy ručního záznamu do sešitu a barevných poznámek, případně šanonu a barevných záložkových desek. Jakmile přejdete na práci s PC, dříve nebo později se do tohoto informačního chaosu dostanete. A když pracujete na více místech a na každém máte počítač, budete tam o to rychleji.

Jak efektivně ven z tohoto chaosu?

Několik let zpátky jsem tento problém řešil velmi intenzivně. Dva pevné počítače (doma a v práci) dva notebooky (vlastní a firemní) a k tomu kapsu plnou flash disků pro přenos souborů a dat, když netahám „železo“ s sebou na rameni. „Jedno železo“ je sice organizačně dobré řešení, ale kdo je má s sebou stále tahat a navíc jim neustálý transport opravdu moc nesvědčí. A když havaruje DISK?  Kdo to nezažil, ať děkuje všemu kolem sebe.

 

Jděte na cloud!

Založte si dobrý e-mail. Já jsem zvolil službu Googlu, tedy GMAIL. Má velké množství integrovaných služeb a aplikací ZDARMA, včetně  CLOUDOVÉHO úložiště GOOGLE DISK. Příjemným bonusem je pak spolupráce s platformou ANDROID na mobilních zařízeních (telefony a tablety).
Dobrý e-mail je ve tvaru JMENO@gmail.com.  JMENO znamená vaše jméno a příjmení, žádná sněhurka, borec či něco podobného. Váš e-mail je vaše dnešní adresa, na které vás někdo hledá a také si vás podle ní pamatuje. Vy byste si něco nakoupili od bezejmenné sněhurky?
Naučte se pracovat s e-mailem přes webové rozhraní. Poštovní klient v počítači je sice dobrá věc, ale do svých e-mailů se odjinud nepodíváte.
Naučte se třídit poštu – vytvořte si složky, do kterých budete došlou poštu třídit. usnadní vám to hledání a mazání všeho, co už nepotřebujete.
Naučte se používat spamový filtr. Všechny zprávy, které vás obtěžují a nechcete je neustále odmazávat, označujte jako spam, váš filtr je bude třídit a mazat za vás.
Vytvořte si svoji osobní „šablonu“ tj. minimálně automatický podpis, zvládnete-li to, pak i třeba nějaké grafické prvky či barevné „ozdoby“. Váš e-mail bude vnímám jako osobní dopis a vy ušetříte dost času neustálým podepisováním odesílaných e-mailů.

Cloudové služby

Již výše zmiňovaný Google disk vám zdarma nabízí 15GB prostoru pro vaše dokumenty. Navíc i s tzv. Google dokumenty, což je balík kancelářských aplikací (text, tabulky, prezentace), které potřebujete pro vytváření svých dokumentů. Po instalaci aplikace google disk máte ve svém PC či zařízení sdílený adresář pro ukládání dokumentů. Jsou ve vašem PC a zároveň se automaticky zálohují na „cloudu“ . Jste-li bez spojení, uložíte svůj dokument a po znovu připojení k internetu se automaticky zálohuje.

Což je PARÁDA, protože nemusíte řešit přenosy souborů a dat a máte zálohováno. Přestanete používat flash disky.

Můžete využívat i další poskytovatele – Capsu, DropBox apod. Žádný z nich však neposkytuje takový komfort jako GOOGLE. Buď má výrazně menší kapacitu, nemá doprovodné aplikace, musíte si pamatovat další přístupové údaje nebo musíte synchronizovat ručně.

Fotky a videa nepatří do stejné skupiny jako vaše pracovní dokumenty, zejména jsou-li osobní. Zvažte nutnost jejich sdílení na síti a když už, tak fotky dejte na Rajče, na Pinterest, fotoalbum.eu nebo na jiné servery a originály zálohujte na svém externím disku doma. Videa patří na youtube, na vimeo apod. Opět zálohujte na externí disk doma, ale nezabírejte si s nimi místo v cloudových službách na dokumenty.

A co Microsoft?

Microsoft za posledních cca 5 let udělal několik přemetů, kterými se snažil situaci řešit. Od Skydrive, což bylo úložiště 5 GB srovnatelné s Dropboxem, přes rozšiřování až na 22GB zdarma (to už bylo zajímavé a kromě informací o vás, za to nic nechtěl) až po návrat zpět k 5GB zdarma (ostatní placené), přejmenováním na OneDrive a spojení se službou OneNote. Vzájemné soupeření OneNote a Evernote, což jsou dnes vcelku srovnatelné aplikace , trochu připomíná věčné soupeření stoupenců Sparty a Slavie.

Výrazný krok na tomto poli udělal Microsoft svým produktem Office 365, kdy domácnosti a tedy jednotlivci dostali možnost používat, za vcelku přijatelnou sumu, tento software až na pěti zařízeních včetně cloudu 1TB pro každého člena „rodiny“. I propojení s telefonem, respektive sdílenými službami se daří zlepšovat, ale už to není klasické ZDARMA.

Sdílejte dokumenty

Tam, kde spolupracujete s někým dalším při tvorbě dokumentu,  naučte se tzv. sdílet dokumenty v cloudu.  Správce, majitel, či ten kdo dokument vytvořil, nastaví svůj dokument ke sdílení a pozve e-mailem další ke spolupráci. Dokument pak mohou upravovat všichni a je zobrazen vždy v té nejaktuálnější verzi. Kdykoliv je možné se podívat na starší verze dokumentu (jste-li na google disku), kdykoliv je možné je doplnit a případně i barvou písma rozlišit od koho jsou poznámky. V informacích o dokumentu máte i výpis, kdo a kdy na dokumentu pracoval, což lze využít i jako sledování pracovního času u kolegů v práci.

Můžete nastavit i funkce jen pro čtení, tj dokument je vidět, ale nelze ho upravit. Kdykoliv ho můžete stáhnout na pevné PC nebo ho vytisknout. Odpadá vám nesmyslné posílání příloh v e- mailu nebo přes poštovní servery, je-li váš soubor větší než obvyklých 2MB.

To vše ZDARMA a JEDNODUŠE, k tomuto tématu se ještě určitě vrátím.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Tato stránka používá Akismet k omezení spamu. Podívejte se, jak vaše data z komentářů zpracováváme..