Znáte KANBAN?

Kanban, jak už sám název trochu napovídá, je technika, jejíž vznik se připisuje japonské firmě Toyota. Metoda, která byla původně zaměřena na proces řízení pracovního toku a jeho zlepšování se postupem doby stala jednou ze základních technik tzv. agilního projektování a dnes je takřka nedílnou součástí každé dobré a efektivní projektové aplikace na našich počítačích a mobilních zařízeních. Pojďme si ji proto trochu představit.

První KANBAN ve firmě Toyota – konec 40. let 20.století v rámci modelu „just in time“

Základ techniky je v tzv. nástěnce a kartách úkolů. V nedávné historii to byla skutečná nástěnka, na kterou se umísťovali tzv. post-it lístky s jednotlivými úkoly. Dnes tuto fyzickou nástěnku nahrazují „nástěnky“ nebo tzv. „tabule“  projektových aplikací, post-it lístky jsou představovány „kartami“, které mají stejnou důležitou vlastnost, tj. lze je přemísťovat  na tabuli do vytvořených oddílů.

Základní rozdělení tabule je na tři oddíly: ToDo – Work/In Progress – Done.  V prvním sloupci jsou připravené úkoly. Ve druhém pak úkoly nebo činnosti, které se aktuálně zpracovávají, ve třetím pak úkoly, které jsou splněné.   Určitě vám to připomene jednu z metod hodnocení projektových činností 0-W-100, takže vidíte, že projektové techniky se velmi často vzájemně doplňují.

Pro řízení složitějších projektů se používá nástěnka KANBAN v rozšířené verzi:  Backlog-Requested – In progress – Done – Ready To Archive což lze volně překládat jako Plánované úkoly – Požadované úkoly – V procesu plnění – Splněno – Schváleno/Možno archivovat.

Každý z těchto sloupců představuje jednu z fází vašeho pracovního procesu a současně ukazuje stav vašich pracovních nebo činností. V každém sloupci jsou umístěny „karty“ s konkrétními úkoly nebo činnostmi vaší projektové WBS.

Potřebujete-li vidět konkrétní plnění činností jednotlivými členy vašeho týmu, můžete rozšířit počet sloupců v sekci WORK a každý sloupec přiřadit jednomu členu vašeho týmu.

Technika Kanban je určena zejména k optimalizaci řízení realizace projektových činností (kdo?, kdy?, kde?), takže důležitým krokem je co nejpřesnější definice pracovních činností a úkolů. Tomuto procesu v projektu říkáme rozpad pracovních činností a nejčastěji využíváme tzv. rozšířenou WBS. Můžeme k tomu využít i dalších technik, jako je například analýza příčin a následků nebo Ishikawa diagram, ale těm se budeme věnovat v některém z dalších příspěvků.

Důležité je tedy pochopit a správně definovat konkrétní činnosti ve vašem projektu, kterým přiřadíte potřebné zdroje, primárně tedy konkrétního člena vašeho týmu a potřebný čas ke splnění úkolu.

Tento krok je důležitým základem pro další etapy řízení vašeho projektu. Vizualizace činností a úkolů na kartách a možnost jejich přesunu mezi jednotlivými sloupci je podstatou techniky KANBAN a vy ji můžete využít ve svém projektu, ať již využíváte tradičních nebo agilních projektových metod.

Prakticky si můžete tuto techniku vyzkoušet například v aplikaci TRELLO, kterou lze propojit například s vaším účtem v Teams. Tím získáváte velmi silný a efektivní nástroj jak pro přípravu tak i pro řízení vašich projektů. Práci s propojenými aplikacemi se budeme věnovat v některém z dalších článků.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Tato stránka používá Akismet k omezení spamu. Podívejte se, jak vaše data z komentářů zpracováváme..