Microsoft ukončil podporu svého produktu Office 2007 a řada uživatelů tak bude nyní řešit, zda nakoupit upgrade na vyšší verze nebo třeba přejít na Office 365 v cloudu. Nechci posuzovat, které řešení je lepší, to je věcí individuálního pohledu a potřeb, ale pojďme se společně podívat na některé vlastnosti cloudového řešení Office 365, které by vám mohly pomoci při rozhodování, čemu dát přednost.
Řešení v cloudu
Velká část uživatelů řeší výhody a nástrahy přechodu do cloudu. Už to není otázka jen několika IT nadšenců, ale výhody cloudových uspořádání využívají jednotlivci, podnikatelé, malé i velké firmy. Zájemci o tyto služby slyší na jedné straně o cenových úsporách a pružnosti práce s daty, na straně druhé pak o bezpečnostních problémech a potížích, které cloudy přinášejí. Podívejme se na některé výhrady a vlastnosti řešení v cloudu.
Nástroje v cloudu nejsou jen pro online použití.
Jedna z nejčastějších výhrad pro využití Office 365. Je to dané tím, že jsme si již zvykli na řadu online dostupných nástrojů, které není nutné instalovat do PC, ale bez připojení k internetu je pochopitelně použít nemůžeme. Office 365 jsou licencované, nasazované a aktualizované jako služba. Aplikace jednotlivých řešení jsou na zařízení nainstalované a jsou dostupné, i když jste offline. Navíc můžete svá data ukládat do cloudu OneDrive a využívat synchronizace v případě, že jste některé dokumenty vytvořili offline.
Přestanete řešit upgrady svých aplikací
Tím, že se jedná o stále aktualizovanou službu, přestanete řešit neustálé aktualizace a časté “záplaty”, kterými je Microsoft pověstný. Jakmile otevřete počítač, máte k dispozici nejaktuálnější verzi, nemusíte řešit, zda je aktuálně kompatibilní s vaším technickým vybavením a neustále to hlídat. Někdo je rád, že má tohle pod kontrolou, ale podle mého to zbytečně zabírá mnoho času a vyžaduje stále větší a větší technické znalosti pro efektivní kontrolu.
Bezpečnost dat v cloudu
Ze zabezpečení dat se stala práce na plný úvazek, na kterou firmy zaměstnávají odborníky. Stojí to stále vice a vice peněz, nervů a času. A vzhledem k tomu, že cloudy jsou spravované IT firmami, tak tam určitě budou mít odborníky, se kterými se lze jen těžko měřit. Můj kolega vždycky říká, že prolomení hesla domácího počítače je práce na 10 minut pro zdatnějšího deváťáka. Takže nejste-li šifrovacím kryptomaniakem, budou vaše data v cloudu ve výraznějším bezpečí než u vás doma.
V cloudu máte jen to, co chcete.
Jeden z častých mýtů, zpravidla ovlivněných nízkou kapacitou úložných zařízení na tabletech a telefonech říká, že v cloudu je pak všechno. Je ale jen na vás, která data svěříte cloudu a která si necháte na svých záznamových zařízeních.
Synchronizace a sdílení
To je jedna z největších výhod cloudových řešení. Přestanete neustále hledat tu nejnovější verzi vašeho dokumentu. Najdete ji na kterémkoliv zařízení, které máte připojené v internetu. Přestanete nosit po kapsách flashdisky a hledat, na kterém externím disku máte právě hledané soubory. Začnete online spolupracovat s členy týmu a přestanete si posílat objemné přílohy dat v e-mailech nebo přes úschovny.
Výrazné omezení ztráty dat
Ruku na srdce, kdo si pravidelně doma vytváří zálohy svého PC, tabletu či mobilu? Havárie disku, telefonu nebo ztráta dat nechtěným vymazáním je na “domácích” zařízeních výrazně vyšší než u dat v cloudu. Nemluvě o tom, že správci “cloudů” zálohy dělat musí a v případě potřeby je tedy z čeho obnovovat. A jste-li technicky tak na výši, že si umíte nastavit automatické zálohování svých zařízení do cloudového úložiště, pak už se nemusíte bát skoro vůbec.
S aktualizacemi nepřijdete o data a nastavení
Na rozdíl od situace, kdy vám aktualizace zamíchá vašim nastavením a vy pak upravujete nebo přeinstalováváte program, jsou aktualizace cloudových nástrojů výrazně jednodušší a vy je v podstatě ani nezaznamenáte. Vaše programy a potřebné nástroje zkrátka fungují.
Doplňkové nástroje
Protože je instalace Office 365 vázaná na váš účet u Microsoftu, máte k dispozici i celou řadu dalších aplikací, které jsou sice zdarma, ale bez účtu byste k nim neměli přístup. Je sice pravdou, že jednotlivec jich má podstatně méně než firma, ale i tak to stojí za to. Nabídka se stále rozšiřuje, a i když Microsoft asi stěží dohoní Android nebo Google, je toho docela hodně, co může nabídnout. Nemluvě o tom, že není problém využívat aplikace Google pod účtem Microsoftu. A silným argumentem je úložný prostor 1TB pro každého uživatele na cloudová data ve OneDrive.
Rozumná cena
Už i v Čechách začínáme chápat, že “Helena není tak bohatá, aby si kupovala levné věci”. A tak sumy, které zaplatíme Microsoftu za jeho Office 365 jsou přijatelné a ve srovnání s nákupem “krabicových verzí” i docela výhodné, když započítáme, co ušetříme na vedlejších nákladech, svém času a opotřebovaných nervů. Navíc si můžeme vybrat z různých řešení, která jsou skoro “šitá na míru” a využít i slev a úlev, které Microsoft nabízí studentům, učitelům nebo neziskovým organizacím.