Porada, neboli pracovní setkání manažera se svými podřízenými, je jednou z nejčastějších činností v práci týmů a organizací. Bohužel jednou z nejméně efektivních. Bývají dlouhé, neproduktivní, nic neřešící a obírají nás o čas a energii. Existuje řada způsobů, jak tuto činnost nahradit efektivnějšími, ale to bude obsahem jiného příspěvku. Když už tedy PORADA, jak ji připravit co nejefektivněji?
Použijte následující postup:
Efektivní porada – příprava:
CO? Jaké budou body jednání?, Jaké budou cíle a předpokládané výsledky jednání?
PROČ? Co očekávám? Jaká mají být rozhodnutí? Jaký bude přínos?
KDO? Kdo se zúčastní a proč? Kdo připraví podklady k jednotlivým bodům?
KDY? Den a hodina
KDE? Místnost, adresa
Doporučení:
- nesvolávejte poradu v pondělí, v pátek, hned ráno po začátku pracovní doby a odpoledne před koncem pracovní doby.
- porada by měla trvat maximálně jednu hodinu
- na poradě by mělo být maximálně 6 bodů
- program a čas porady pošlete pozvánkou nejpozději tři dny předem, aby bylo možné se na ni připravit
- na poradu zvěte jen ty, které potřebujete k řešení plánovaných bodů, ostatní se vše podstatné dozví ze zápisu
Průběh porady:
- Kdo řídí poradu?
- Kdo píše zápis?
- Kdo není připraven, nemá na poradě co dělat, body týkající se nepřipravených podkladů vyřaďte.
- Každý má právo se vyjádřit.
Doporučeni:
- tomu, kdo není připraven, dejte poradu k náhradě. Tj. zaplatí všem ostatním čas, který tam jsou díky nepřipravenosti zbytečně. Příště už to neudělá.
- zápis sepište na jednu stranu A4, vždy jasně, stručně s uvedením termínu a odpovědnosti plnění
- je-li potřeba, hlasujte a do zápisu uveďte výsledek hlasování
- každý odchází z porady s jasným určením úkolů, kompetencí a časových harmonogramů