Řízení projektového týmu je jednou z vrcholných dovedností projektového manažera. Navrhnout a připravit projekt nebo projektový plán je sice nezbytná příprava úspěšného projektu, ale můžete to zvládnout i v jednom nebo dvou členech. Řízení projektového týmu, aby byl projekt úspěšně a efektivně realizován, je ale důkazem vašich praktických projektových dovedností. Teorie a příprava jsou sice nezbytné, ale hlavní roli hrají vaše zkušenosti, schopnost předvídání, práce s motivací a pochopitelně i organizační dovednosti.
V manažerské literatuře se v kapitolách o organizaci dočtete řadu informací o tom, jak budovat správnou organizační strukturu. Problémem ale je, že tyto informace se vztahují zpravidla k pevným firemním organizačním strukturám, kde základ je ve vztazích nadřízenosti a podřízenosti a jasně vymezených komunikačních kanálů. Výjimkou jsou snad jen ploché horizontální struktury, ale ty ve většině firem stejně moc nenajdete. Komunikační vazby jsou jasně dané, většinou jeden na jednoho, a i když se může stát, že do organizační struktury zasahuje více článků, základní vztah 1 : 1 zůstává zachován.
Štábní organizační struktura
Paralelní organizační struktura
V projektových týmech tomu je ale jinak. Kromě stálých členů projektového týmu máte k dispozici i externisty a dodavatele, případně další tzv. zainteresované strany. V rámci práce týmu pak dochází ke komunikaci všech se všemi, stírají se rozdíly mezi „nadřízeným a podřízeným“ a pro projektového manažera je tak velmi těžké se orientovat v někdy velmi složitých komunikačních vazbách. Obecně doporučujeme, že optimální počet lidí v projektovém týmu by měl být mezi 3 – 7, ale i v tomto počtu velmi rychle přibývá počet komunikačních vazeb, které je potřeba při řízení projektu zvládnout s každým dalším členem týmu.
Z obrázků vidíte, jak rychle narůstají komunikační vazby mezi členy týmu při jeho rozšiřování. A to ještě máme situaci, kdy jsou si „všichni rovni“, nezahrnujeme zde dominantnější pozici projektového manažera, který by měl v každé takovéto skupině tým fakticky řídit. V každém obrázku si tak doplňte další vazby od „středového prvku“ k ostatním, což charakterizuje organizační struktury většiny projektových týmů.
Pro řízení projektových týmů nám, i s přihlédnutím k výše uvedené grafice, vychází optimální počet členů na 3 – 5 pro tzv. organizační projektový tým. Další členy přidávejte do týmu v rámci dalších řídících vrstev, které „podléhají“ konkrétnímu členu vašeho užšího organizačního týmu.
Delegování je nezbytná technika pro efektivní řízení, bez které se u větších týmů neobejdete. A také použití tzv. matice odpovědnosti RASCI, která vám přehledně ukazuje, jaké postavení a role jednotliví členové vašeho širšího týmu zastávají.
Obě techniky si ještě vysvětlíme v některém z dalších příspěvků.