Jedním z největších problémů v managerské práci, a ostatně nejen v ní, je zmatek a chaos v “dokumentech”. Tedy v tom, co potřebujeme pro svoji práci. Jak a kde to máme uložené, jak snadno to najdeme, když to hledáme, komu jsme co poslali, kdo co poslal nám, co jsme objednali, co jsme ještě neobjednali, ale potřebujeme to, apod.
Dalším velkým problém je pak spolupráce. Vytváříte s někým společný dokument? Několikrát jste si ho poslali meilem a už nevíte, která verze je ta správná a poslední? Nepamatujete si, kdo už dokument viděl a poznámky napsal a kdo ještě ne?
Zlaté časy ručního záznamu do sešitu a barevných poznámek, případně šanonu a barevných záložkových desek. Jakmile přejdete na práci s PC, dříve nebo později se do chaosu dostanete. A když pracujete na více místech a na každém máte počítač, budete tam o to rychleji.
Jak efektivně ven z chaosu?
Několik let zpátky jsem tento problém řešil velmi intenzivně. Dva pevné počítače (doma a v práci) dva notebooky (vlastní a firemní) a k tomu kapsu plnou flash disků pro přenos souborů a dat, když netahám “železo” s sebou na rameni. “Jedno železo” je sice organizačně dobré řešení, ale kdo je má s sebou stále tahat a navíc jim neustálý transport opravdu moc nesvědčí. A když havaruje DISK? Kdo to nezažil, ať děkuje všemu kolem sebe.
Moje cesta k řešení chaosu!
1. založení dobrého e-mailu. Já jsem zvolil GMAIL, protože spolu s ním mám možnost využívat integrovaných služeb a aplikací ZDARMA, včetně CLOUDOVÉHO úložiště GOOGLE DISK. Příjemným bonusem je pak spolupráce s platformou ANDROID na mobilních zařízeních (telefony a tablety). Microsoft se sice nabízí také, ale šíře jeho služeb je výrazně menší, navíc často placená a software pro telefony zatím nic moc.
Dobrý e-mail je ve tvaru JMENO@gmail.com. JMENO znamená vaše jméno a příjmení, žádná sněhurka, borec či něco podobného. Váš e-mail je vaše dnešní adresa, na které vás někdo hledá a také si vás podle ní pamatuje. Vy byste něco nakoupili od bezejmenné sněhurky?
Naučte se pracovat s e-mailem přes webové rozhraní. Poštovní klient v počítači je sice dobrá věc, ale do svých e-mailů se odjinud nepodíváte.
Naučte se třídit poštu – vytvořte si složky, do kterých budete došlou poštu třídit. usnadní vám to hledání a mazání všeho, co už nepotřebujete.
Naučte se používat spamový filtr. Všechny zprávy, které vás obtěžují a nechcete je neustále odmazávat, označujte jako spam, váš filtr je bude třídit a mazat za vás.
Vytvořte si svoji osobní “šablonu” tj. minimálně automatický podpis, zvládnete-li to, pak i třeba nějaké grafické prvky či barevné “ozdoby”. Váš e-mail bude vnímám jako osobní dopis a vy ušetříte dost času neustálým podepisováním odesílaných e-mailů.
2. Cloudové služby. Již výše zmiňovaný Google disk vám zdarma nabízí 15GB prostoru pro vaše dokumenty. Navíc i s tzv. Google dokumenty, což je balík kancelářských aplikací (text, tabulky, prezentace), které potřebujete pro vytváření svých dokumentů. Po instalaci aplikace google disk máte ve svém PC či zařízení sdílený adresář pro ukládání dokumentů. Jsou ve vašem PC a zároveň se automaticky zálohují na “cloudu” . Jste-li bez spojení, uložíte svůj dokument a po znovu připojení k internetu se automaticky zálohuje.
PARÁDA – nemusíte řešit přenosy souborů a dat, máte zálohováno. Přestanete používat flash disky.
Můžete využívat i další poskytovatele – OneDrive od Micrososftu, Capsu, DropBox apod. Žádný z nich však neposkytuje takový komfort jako GOOGLE. Buď má výrazně menší kapacitu, nemá doprovodné aplikace, musíte si pamatovat další přístupové údaje nebo musíte synchronizovat ručně.
Fotky a videa nepatří do stejné skupiny jako vaše pracovní dokumenty, zejména jsou-li osobní. Zvažte nutnost jejich sdílení na síti a když už, tak fotky dejte na Rajče, na Pinterest, fotoalbum.eu nebo na jiné servery a originály zálohujte na svém externím disku doma. Videa patří na youtube, na vimeo apod. Opět zálohujte na externí disk doma, ale nezabírejte si s nimi místo v cloudových službách na dokumenty. Podrobněji se k tomuto tématu vrátím v jiném článku.
3. Sdílejte dokumenty. Tam, kde spolupracujete s někým dalším při tvorbě dokumentu, naučte se tzv. sdílet dokumenty v cloudu. Správce, majitel, či ten kdo dokument vytvořil, nastaví svůj dokument ke sdílení a pozve e-mailem další ke spolupráci. Dokument pak mohou upravovat všichni a je zobrazen vždy v té nejaktuálnější verzi. Kdykoliv je možné se podívat na starší verze dokumentu (jste-li na google disku), kdykoliv je možné je doplnit a případně i barvou písma rozlišit od koho jsou poznámky. V informacích o dokumentu máte i výpis, kdo a kdy na dokumentu pracoval, což lze využít i jako sledování pracovního času u kolegů v práci.
Můžete nastavit i funkce jen pro čtení, tj dokument je vidět, ale nelze ho upravit. Kdykoliv ho můžete stáhnout na pevné PC nebo ho vytisknout. Odpadá vám nesmyslné posílání příloh v e- mailu nebo přes poštovní servery, je-li váš soubor větší než obvyklých 2MB.
To vše ZDARMA a JEDNODUŠE, sledujte pokračování seriálu.