Ve druhém díle mého miniseriálu o využití cloudových služeb pro manažerskou práci se zaměřím na využití kalendáře a seznamu úkolů.
Obsah prvního dílu: založení dobrého e-mailu, začátek práce s cloudovým úložištěm dokumentů, sdílení dokumentů.
Máme již založenou e-mailovou adresu na google.com a nyní trochu prozkoumáme možnosti, které jsme spolu se založením tohoto účtu získali. Po kliknutí na obrazec čtverečků v pravém horním rohu vedle vašeho jména se vám objeví základní aplikace sdružené s vaším účtem. Nyní si vybereme ikonu Kalendář a prozkoumáme ji podrobněji.
V levém pruhu máte aktuální měsíc s probarveným aktuálním týdnem, vaše nastavené kalendáře a jiné kalendáře, kam můžete přidávat sdílené kalendáře jiných osob pro týmovou spolupráci. Jednotlivé kalendáře můžete odlišit nastavením barev.
Prostřední pruh je vlastní kalendář, můžete si nastavit jeho zobrazení na den/týden/měsíc – levá lišta nahoře. Do kalendáře lze zapisovat tzv. události, tj časové harmonogramy jednotlivých dní nebo hodin. Základní krok je ½ hodina a při nastavení události si můžete určit, zda je jen pro vás nebo zda ji budete sdílet s někým dalším – pošlete mu jednoduše e-mail z nastavování události, kterým ho zvete ke spolupráci.
V pravém pruhu pak vidíme seznam úkolů. Buď jenom jednoduchý seznam nebo v případě potřeby doplněný o nastavený termín dokončení, případně poznámky.
Můžete si vytvořit i více seznamů a mezi nimi se přepínat (např. pracovní a domáci).
Potřebuji-li z příchozího e-mailu vytvořit úkol, propojím seznam úkolů a e-mail. U otevřeného e-mailu si na záložce Další vyberu přidat do úkolů a zařadím do seznamu.
Už slyším případné námitky, že toto má MS Outlook i další klienti také a dokonce i propracovanější. Ano, mají.
Ale my chceme jednoduchost a práci s cloudovými službami.
Přejděte proto na svůj mobil/tablet a v rámci svého Androidu si nastavte svůj účet u Google, aktivujte aplikaci kalendář se zadáním svého účtu i e-mailu a kdykoliv se potřebujete podívat do svého kalendáře, máte ho na mobilu k dispozici. Samozřejmostí je synchronizace dat, takže cokoliv napíšete na PC nebo v mobilu do kalendáře je automaticky synchronizováno bez ohledu na to, kdy a kde to zapisujete.
Chcete-li komfort i pro úkoly, aktivujte některou z tzv. TODO aplikací, neboli systémů na sledování a vytváření seznamu úkolů. Já dávám přednost jednoduchému GTasks, který mě ukazuje aktuální úkoly a činnosti na tento a příští den a v případě nastavení mně upozorňuje akusticky v předstihu na jejich plnění. Těchto aplikací existuje celá řada (Remember, Wunderlist apod.) nechť si každý vyzkouší a vybere tu, která mu bude nejvíce vyhovovat. Sám jsem jich řadu vyzkoušel a dávám zejména přednost jednoduchosti ovládání a minimu doprovodných služeb, které nepotřebuji.
Co jsme nyní tedy získali. Jsem-li u počítače, mám vedle svého e-mailu i kalendář a seznam úkolů – vše pohromadě a přehledně. Asi bych zde měl zmínit, že přílohy z došlého e-mailu si pochopitelně ukládám na google disk, abych je mohl případně sdílet s dalšími. Na svém mobilu/tabletu si díky WiFI automaticky synchronizuji data a kdykoliv jsem mimo prostory se svým PC, vidím na mobilu vše potřebné a podstatné. Jsem-li mimo signál, pracuje mobil off-line a synchronizace nastane okamžitě po připojení k internetu.
Zaujal vás tento článek? Sdílejte jej s ostatními a sledujte další díly.