Dobrovolník jako základní kámen organizace.
Velká většina neziskových organizací, dětských oddílů, sportovních oddílů a také organizace sportovních a kulturních akcí se dnes neobejde bez dobrovolníků, tedy těch, kteří pracují, organizují a zajišťují aktivity organizace bez nároku na finanční odměnu. Kdo je tedy vlastně DOBROVOLNÍK a jak s ním pracovat?.
- Nutnost dobrovolnické práce – jak na malých, tak i na masových akcích se v dnešní době bez dobrovolnické práce neobejdeme. Ve velké většině případů umožňují fyzické uspořádání akce – organizátor nemá na placenou pořadatelskou službu.
- Vedoucí oddílu, trenéři, vedoucí zájmových činností ve volnočasových organizacích – kdyby jich nebylo, drtivá činnost všech dětských organizací, oddílů a sportů by vůbec nemohla fungovat
- Svým počtem dobrovolníci většinou přesahují úzký manažerský tým organizace nebo organizátora akce a vlastně vytvářejí obraz celé organizace nebo akce. Manažer si ne vždy může vybírat, kdo půjde dělat dobrovolníka a proto je občas důležité správně zaučit, koordinovat a případně kontrolovat dobrovolníky. S rostoucí prestiží, atraktivitou a historií oddílu nebo sportovní akce je jednodušší získat dostatek dobrovolníků a u akcí typu OH je možné dokonce dělat selekci dobrovolníků dle požadovaných předpokladů.
- Jde o správné nastolení vztahu manažer x dobrovolník – aby spolupráce správně fungovala. Je nutné si uvědomit, že dobrovolníci investují svůj volný čas a pokud nedostanou základní servis a nebudou spokojení, pravděpodobně od toho odejdou. Důležité je každému vysvětlit základy jako: co budou dělat, jaké jsou základní pravidla, co bude jejich náplní práce, kdy “práce” končí, kdo je jejich vedoucí + kontakt, co dostanou za práci, jak mají postupovat, když se stane něco, s čím si nevědí rady apod.
- Celosvětový trend zájmu o dobrovolnictví – v ČR máme stále ještě na čem pracovat – v zahraničí je dobrovolnictví často bráno jako velká čest být součástí akce a i věkový průměr je mnohem vyšší, což je pro organizátora často vhodnější (např. na zabezpečení trati závodu je nevhodné umístit na křižovatky nezletilé dobrovolníky).
Dobrovolník v oddíle – dlouhodobá spolupráce
V této oblasti je činnost s dobrovolníky kupodivu jednodušší. Byť se hůře a obtížněji shání, ti co získáme, zpravidla u práce vydrží dlouhou dobu, mají zájem a jsou ochotni na sobě pracovat, tj sebevzdělávat se. To platí jak u vedoucích oddílů dětských a mládežnických organizací, tak i u trenérů sportovních oddílů. Většina těchto organizací navíc má i propracovaný systém vzdělávání a kvalifikací, kterými dobrovolníci procházejí. U mnoha je to dokonce podmínka pro setrvání “ve funkci”. Vzhledem k tomu, že se jedná v drtivé většině o práci s dětmi, případně problémovějšími skupinami, je to jen a jen dobře.
Dobrovolník na akci – krátkodobá spolupráce
Zde již je situace o něco horší. Akce, které trvají jeden den a potřebují velké množství “organizátorů” pro zajištění jsou velkým rizikem. Nábor neznámých jedinců, kteří jdou pomáhat za “tričko a bagetu” s sebou nese poměrně velké nejistoty. Nejenom tím, že je neznáme a nevíme co dovedou, ale zejména tím, že nejsou připraveni a vyškoleni zvládat celou řadu činností, které s sebou organizace akcí nese.
Konkrétní pozice dobrovolníků během sportovní akce
Konkrétní pozice vždy odpovídají potřebám organizátora a samotné akce. Vždy je třeba přesně specifikovat požadavky, které organizátor má a podle toho připravit seznam pozic a požadavky na množství lidí. Zde je ukázka některých pozic při organizaci běžeckého závodu:
- Dobrovolník na trati
- Dobrovolník v oblasti startu / cíle
- Úschovna zavazadel / šatna
- Výdej startovních balíčků
- Doprovodný program
- Asistent skupině sportovců (týmu)
- Banerování (= věšení reklam na pevné nebo přenosné ohraničení trati, případně na další místa, která poskytnou dostatečnou visibilitu)
- Úklid areálu
- Informátor
U každé pozice by mělo být jasně formulováno, co je náplní práce, jaké se očekávají postupy a řešení běžných i méně očekávaných situací a kam se má dobrovolník obrátit v případě problémů, se kterými si neví rady. Doporučuje se zpracovat příručku dobrovolníka pro akci, kterou dobrovolníky vybavíte, aby je měli vždy u sebe. Samozřejmostí by již dnes mělo být “školení” před akcí, na kterém dobrovolníky seznámíme se vším potřebným a oni se zase mohou seznámit se všemi, kdo s nimi budou na akci spolupracovat. Není nic horšího, než když ve spěchu v předzávodních přípravách někomu vysvětlujete, co má vlastně dělat.
Motivace, kontrola, odměňování
Základní spektrum manažerských specifik pro práci s dobrovolníky. Přestože se při dlouhodobém zapojení dobrovolníků do činnosti organizace musí plnit zákonná opatření a musí platit např. některá ustanovení zákoníku práce, jsou při praktických činnostech často porušována. Např. se předpokládá, že když jde někdo dělat něco ze svého zájmu (organizace akce), nebude trvat na 8 hodinové pracovní době, vzniklé nedostatky bude přehlížet a ignorovat apod. U krátkodobých činností pak je problémem kontrola zajišťovaných činností (přítomnost na místě, dřívější odchody, nekvalitně odvedená práce apod.)
Proto je řízení těchto skupin jednou z nejobtížnějších manažerských činností. V každém okamžiku si může dobrovolník rozmyslet svoje zapojení a organizace nemá žádné „páky“ jak tomu zabránit. O to více pak stoupá úloha manažerské motivace při řízení dobrovolníků, schopnost jim nabídnout takové profity a benefity, které vykompenzují určité ne příliš standardní podmínky práce dobrovolníků.
Kontrola musí být taktní, přesně adresná a s jasným určením, toho jak méně kvalitní práce ohrožuje cíle a aktivity organizace, případně samotné akce.
Odměny jsou zpravidla materiální (vybavení, oblečení, stravování, ubytování…), v některých organizacích jsou k dispozici tzv. „diety“ – určitý finanční obnos na pokrytí denních výdajů. V zahraničí se můžeme setkat i s některými formami finančního odměňování, v ČR je to zatím jen ojedinělé. Hlavní odměnou jsou zkušenosti a získané dovednosti, které pak dobrovolník může uplatnit v pracovní praxi.
Zapojení šikovných dobrovolníků do organizace v dalších letech
Vytipování schopných dobrovolníků (udělat přímo na akci nebo bezprostředně po akci, poděkovat a nabídnout spolupráci pro další ročníky). Většinou sami nemáme čas vytipovat šikovné dobrovolníky, je dobré spolupracovat s vedoucími dobrovolníků, aby i oni řekli kdo je schopný. Nabídnout spolupráci na další akci nebo i v zapojení do činnosti organizace.
Na základě zkušeností svěření úkolu vyžadující vyšší odpovědnost, náročnost apod. (po jedné či více akcích máme již představu o konkrétním dobrovolníkovi a podle toho mu můžeme svěřit činnost)
V zahraničí je to dnes již běžný postup, že se z dobrovolníků připravují potenciální noví zaměstnanci. Vždy to vyjde levněji, než organizace výběrových řízení a zaučování nových zaměstnanců. V ČR je zatím tento přístup ojedinělý a málo využívaný. Pro dobrovolníka to může znamenat i výbornou smysluplnou odbornou praxi a získávání praktických dovedností, které pak uplatní ve svém pracovním životě.