Řízení projektů

Potřebujete-li softwarovou podporu pro své řízení jednoduchých projektů, a nechcete se učit nebo platit za programy typu MSO Project, můžete využít free programu GanttProject, který vychází z tzv. Ganttových diagramů.

Ganttův diagram

(který dal i jméno programu GanttProject) je grafický způsob znázornění činností v projektu a jejich plnění. Umožňuje snadno sledovat plánované plnění úkolů a činností  a také zobrazuje i závislosti mezi činnostmi.

Výhodou programu GanttProject, kromě toho, že je zdarma,  je jeho jednoduchost. Tam, kde potřebujete jen základní sledování časového harmonogramu, návaznosti činností a zapojení lidí je ideálním pomocníkem při řízení jednodušších projektů. Nehodí se příliš tam, kde potřebujeme u projektu sledovat více parametrů nebo potřebujeme sledovat i finanční náklady.

V základním pohledu vidíme v levé části seznam činností (přesněji řečeno strom, protože jednotlivé činnosti se mohou ještě dále dělit) s časovým vymezením. Pravou část potom zabírá Ganttův diagram v časové ose plánovaných činností. V tomto „okně“ pak sledujeme aktuální stav projektu.

V tomto zobrazení se sestavuje plán projektu. Vlevo vytváříme činnosti (přes funkce z nabídky na horní liště, na panelu nástrojů nebo v kontextové nabídce), upravujeme a měníme jejich hierarii, přidělení zdrojů apod.

Než však začneme s přidáváním činností, je dobré si připravit dostupné zdroje – lze tak učinit na kartě s nepřekvapivým názvem Zdroje. Bohužel, tady GanttProject vykazuje dvě zásadní nedokonalosti. První spočívá v tom, že podporuje jen lidské zdroje (tedy vaše konkrétní spolupracovníky), ne však spotřebu materiálu, služby s náklady “za použití” apod. Druhou vadou na kráse je poněkud podivné zařazování do tzv. rolí v projektu. Nemůžete si určit vaše konkrétní přidělení rolí, musíte vybírat z nabídky, která je pro běžné použití poměrně nepoužitelná. Tam, kde však pracujete s malým týmem, kde své lidi pochopitelně znáte a nemusíte přemýšlet jakou roli/funkci v projektu zastávají, to pochopitelně moc vadit nebude.

Máme-li připraveny zdroje, můžeme plánovat činnosti (zde nazývané “Úkoly”). Ke každému úkolu lze přiřadit lidi (zdroje) dle libosti. Program nijak nehlásí přetížení zdroje, takže se ho hned nedozvíme (v případě potřeby to však lze zjistit)  Činnostem lze nastavovat i další vlastnosti včetně uživatelsky definovaných. Plánovaný začátek a konec činnosti, ale stejně tak i plnění, lze měnit nejen ve vlastnostech činnosti, ale i přímo v diagramu (intuitivně kurzorem myši). Na obrázku již vidíme sestavený projekt.

Zde již vidíme naplánované činnosti. V projektu máme vymezené tři hlavní činnosti A,B,C, které jsou ještě rozděleny na dílčí úkoly. V Gantově diagramu jsou podúkoly označeny barevným pruhem, hlavní činnost je jakoby „zaštiťuje svorkou“  Délka pruhu je určena kalendářovým vymezením času, který jsme úkolu přidělili.

Při realizaci projektu lze v činnostech/úkolech  aktualizovat aktuální plnění (v procentech) a sledovat v diagramu, jak se vyvíjí vzhledem k plánu. Činnosti mohou být označeny též za milníky (důležité body oddělující různé etapy projektu) – pak se zobrazují bodově, nikoli jako pás.

Do výčtu funkcí programu patří ještě diagram PERT. Jeho zobrazení je volitelné (ve výchozí podobě není zobrazen – lze zapnout přes menu) a nachází se na třetí kartě (Pohled – diagram PERT). Nejde ovšem o plnohodnotný PERT, jen o jeho napodobení. Činnosti se zobrazují jako obdélníky obsahující důležité informace, mezi jednotlivými činnostmi jsou v podobě šipek zobrazeny závislosti. Graf lze snadno přeorganizovat po ploše, aby byl přehlednější.

PERT (Program Evaluation and Review Technique) je metoda výpočtu odhadovaného vývoje projektu. Pracuje s optimistickou, realistickou a pesimistickou prognózou každé činnosti. S využitím teorie pravděpodobnosti pak lze vypočítat pravděpodobnou dobu trvání projektu a jeho rozptyl, totéž i pro začátky a konce činností. Na základě toho lze plánovat projekt jako celek a také odhalovat činnosti, které jsou z pohledu časového plánu nejkritičtější. Plnohodnotný diagram PERT potom zobrazuje zadávané a vypočítané údaje, případně též s vizuálním (např. barevným) rozlišením kritičnosti činností.

Tvůrci tohoto programu v charakteristice sice slibují možnost výměny dat s programem Microsoft Office Project (což je jeden z používaných SW programů pro řízení projektů), skutečnost je ale trochu jiná. Ani jeden ze tří podporovaných formátů pro přenos dat (formát verze 2007, formát verze 2003 a XML data) nefunguje korektně, a to ani v importu, ani v exportu. Výsledek je vždy zkreslený, zdeformovaný a vyžaduje následné úpravy často delší než samotné nové zadání dat.

GanttProject je programem, který  je dobře použitelný pro řízení jednoduchých projektů. Citelně mu chybí některé funkce, zejména pro sledování nákladů a také možnost pracovat i s jinými zdroji, než je lidská práce. Tam kde potřebujete jen jednoduché sledování návaznosti činností a vytížení lidí, je však dostatečný a dobře použitelný.  Je zdarma, nedělá mu problémy česká lokalizace a na internetu najdete i dostatek diskuzí k tomuto programu. Nelze v něm použít sdílenou práci, lze však hotový projekt umísťovat na vzdálené weby (pomocí ftp nebo servery  webdav) k prohlížení a informaci ostatním. Chcete-li vyzkoušet, můžete si ho stáhnout z:  slunecnice.cz/sw/ganttproject/