Technika Kanban je určena zejména k optimalizaci řízení realizace projektových činností (kdo?, kdy?, kde?), takže důležitým krokem je co nejpřesnější definice pracovních činností a úkolů. Tomuto procesu v projektu říkáme rozpad pracovních činností a nejčastěji využíváme tzv. rozšířenou WBS. Můžeme k tomu využít i dalších technik, jako je například analýza příčin a následků nebo Ishikawa diagram, ale těm se budeme věnovat v některém z dalších příspěvků.
Důležité je tedy pochopit a správně definovat konkrétní činnosti ve vašem projektu, kterým přiřadíte potřebné zdroje, primárně tedy konkrétního člena vašeho týmu a potřebný čas ke splnění úkolu.